PREGUNTAS FRECUENTES (FAQ) – CLIENTES
COLEVENTOS
1. ¿Cuál es la naturaleza jurídica y operativa de Coleventos?
Coleventos opera como una plataforma especializada en gestión comercial, intermediación y enlace estratégico entre organizadores y recintos. Bajo nuestra premisa corporativa de que DONDE EL ESPACIO DEBE RESPONDER AL EVENTO, nuestro modelo prioriza el levantamiento técnico de requerimientos y la validación previa de los espacios antes de formalizar cualquier reserva, distanciándonos del concepto de un directorio pasivo.
2. ¿Qué tipos de eventos comprende el objeto de la plataforma y cuáles se encuentran excluidos?
El campo de acción se circunscribe exclusivamente a eventos de carácter corporativo, empresarial, educativo e institucional —tales como eventos empresariales, convenciones, congresos, capacitaciones, seminarios, conferencias, lanzamientos de productos, ceremonias de grado y eventos educativos, y asambleas de conjuntos cerrados—, así como espacios especializados para la creación de contenidos y podcasts. Se excluyen de manera taxativa los eventos de índole social (tales como bodas, bautizos, primeras comuniones o celebraciones de cumpleaños).
3. ¿En qué consiste el Plan de Alineación Estratégica?
Es el protocolo de planeación previa que se instrumenta mediante sesiones de trabajo y una visita obligatoria de reconocimiento del recinto. Su finalidad es alinear con precisión las necesidades operativas del organizador con las características técnicas del espacio, garantizando el cumplimiento de la directriz de que DONDE EL ESPACIO DEBE RESPONDER AL EVENTO.
4. ¿Cuál es el procedimiento ante incompatibilidades técnicas del espacio seleccionado?
Si durante la fase de alineación se evidencia que el recinto cotizado no satisface los requerimientos técnicos o logísticos del evento, Coleventos dispondrá de un término perentorio de dos (2) días hábiles para gestionar y proponer una alternativa idónea dentro de su red, honrando el principio de que DONDE EL ESPACIO DEBE RESPONDER AL EVENTO.
5. ¿Qué consecuencias jurídicas y operativas acarrea exceder el aforo o las especificaciones técnicas?
El desarrollo de cualquier actividad está subordinado al respeto irrestricto de las normas de orden público y a la capacidad máxima de aforo e infraestructura instalada, por disposición imperativa de las leyes colombianas en materia de seguridad y gestión del riesgo. Queda prohibido superar dichos límites o pretender adaptaciones forzosas para optimizar presupuestos. El incumplimiento de esta disposición facultará la suspensión inmediata del evento de pleno derecho, sin lugar a reembolsos, compensaciones ni indemnizaciones de ninguna índole.
6. ¿Cómo se regula la exclusividad comercial y la prohibición de eludir la intermediación de la plataforma?
De ninguna manera se busca limitar la libertad de los auditorios o de los clientes para hacer negocios de forma independiente por otros medios. La prohibición de desvío comercial aplica estrictamente a las gestiones, cotizaciones o presentaciones que ya fueron iniciadas o canalizadas a través de Coleventos. Por consiguiente, cuando un espacio haya sido puesto en contacto con el cliente mediante la plataforma, el usuario no podrá eludir el canal oficial para entablar una contratación directa de esa misma gestión. Esta restricción se extiende durante todo el proceso y hasta seis (6) meses posteriores a la presentación formal del espacio, bajo pena de satisfacer una cláusula penal indemnizatoria equivalente al monto total de la comisión de intermediación.
7. ¿Asume Coleventos responsabilidades de carácter logístico, operativo o médico?
No. La intervención de la plataforma se limita estrictamente a la gestión comercial y validación espacial. La planificación, montaje, desmontaje, ejecución logística, seguridad, provisión de servicios de atención prehospitalaria o de emergencias, así como la contratación de terceros, recaen de manera exclusiva y excluyente en el organizador.
8. ¿Cómo está estructurada la política financiera y de anticipos?
El esquema de contraprestación económica se fracciona en dos pagos:
- Anticipo inicial (50%): Debe ser satisfecho dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la confirmación de la reserva; su omisión causará la liberación automática de la fecha.
- Saldo insoluto (50% restante): Debe ser liquidado en su integridad a más tardar el día hábil anterior a la fecha fijada para la realización del evento.
9. ¿Qué efectos normativos se derivan de la mora en el pago?
La falta de pago del saldo dentro del término consagrado genera la cancelación de pleno derecho del evento por incumplimiento imputable al organizador, procediendo a la devolución del anticipo previa deducción de la penalidad administrativa establecida.
10. ¿Cuál es el régimen aplicable ante eventos de fuerza mayor o recisión imputable al recinto?
- Fuerza mayor: Ante circunstancias irresistibles e imprevisibles debidamente acreditadas, las partes procurarán la reprogramación. De persistir el impase por treinta (30) días, se restituirán los dineros descontando los costos operativos y técnicos ya devengados.
- Imputable al auditorio: Si la indisponibilidad deriva de causas atribuibles al recinto, Coleventos ofrecerá una alternativa viable bajo el estándar de que DONDE EL ESPACIO DEBE RESPONDER AL EVENTO; de no aceptarse o no hallarse opción, se procederá al reintegro del 100% de los valores sufragados sin penalidad.
11. ¿Quién asume la responsabilidad patrimonial por daños y la salvaguarda de la propiedad intelectual?
- Daños a la infraestructura: El organizador responde civil y patrimonialmente por cualquier detrimento, menoscabo o daño causado al mobiliario o instalaciones del recinto durante el ciclo de uso.
- Contenidos: Todo material transmitido, grabado o difundido en los espacios destinados a la creación de contenido y podcasts es de exclusiva autoría y responsabilidad del usuario, estando prohibida la emisión de contenidos ilícitos o contrarios al ordenamiento jurídico, bajo apremio de la suspensión inmediata del servicio.
12. ¿Cuál es el régimen de responsabilidad ante la presencia de menores de edad?
Corresponde al organizador o cliente gestionar las autorizaciones legales pertinentes ante representantes legales y garantizar la vigilancia y protección integral de los menores de edad que asistan a eventos institucionales o académicos, eximiendo de toda custodia a la plataforma y al recinto.
13. ¿Por qué es obligatorio agotar el proceso de validación y visita antes de confirmar un espacio?
Porque el modelo de Coleventos no consiste en un alquiler automatizado de salones, sino en asegurar una sincronía perfecta entre las necesidades técnicas del evento y las capacidades reales del recinto. La visita de reconocimiento y la validación previa garantizan que se cumpla de manera efectiva la premisa de que DONDE EL ESPACIO DEBE RESPONDER AL EVENTO, evitando sobrecostos, fallas logísticas o inconvenientes operativos el día de la ejecución.
14. ¿Cómo proceden las cancelaciones según sea el responsable (cliente, Coleventos o el auditorio)?
- Por parte del cliente: El cliente podrá solicitar la cancelación voluntaria del evento antes de la fecha pactada mediante notificación escrita. En dicho escenario, se reembolsará el valor pagado hasta la fecha, descontando una penalidad administrativa equivalente al veinte por ciento (20%) calculada sobre el valor total del anticipo abonado.
- Por parte de Coleventos: En caso de que la cancelación del servicio de gestión y enlace obedezca a un error u omisión directa imputable a la gestión de Coleventos, se reembolsará al cliente la totalidad de los valores pagados hasta la fecha de manera íntegra, sin aplicar penalidad ni retención alguna.
- Por parte del auditorio: Cuando la cancelación o indisponibilidad del recinto sea consecuencia de una circunstancia imputable al auditorio asignado (fallas estructurales, cierre del recinto, doble reserva, etc.), Coleventos gestionará una alternativa viable de su red que cumpla con el estándar de que el espacio responda al evento. Si se rechaza o es imposible hallar un lugar, se procederá a la devolución del 100% de los valores pagados sin penalidad.
15. ¿Cómo se regula la responsabilidad sobre terceros, proveedores y el personal de planta del recinto?
- Responsabilidad sobre terceros: Cualquier servicio, suministro, equipo, artista o personal provisto por terceros contratados directamente por el cliente para el desarrollo de sus actividades será de su entera y exclusiva responsabilidad. El cliente asumirá de manera independiente todas las cargas económicas, civiles, laborales, comerciales y patrimoniales que de allí se deriven, liberando de forma absoluta al auditorio y a Coleventos.
- Personal del auditorio: El recinto dispondrá de su propio personal de planta para la operación exclusiva de las instalaciones fijas y equipos que se encuentren bajo su custodia y responsabilidad. Dicho personal actúa bajo la dirección y dependencia del auditorio. No está permitido que personal ajeno al recinto (incluyendo al cliente o sus proveedores) manipule directamente los equipos estructurales o técnicos del auditorio, labor que corresponde únicamente al personal calificado del recinto.
Disclaimer: Esta sección constituye una síntesis orientativa de carácter informativo. Para un examen exhaustivo de los regímenes de responsabilidad, obligaciones contractuales y marco jurídico aplicable, se remite al usuario a la lectura íntegra de la sección de Términos y Condiciones para Clientes.