TÉRMINOS Y CONDICIONES DE VINCULACIÓN DE AUDITORIOS
RED DE COLEVENTOS
RED DE COLEVENTOS
Los presentes Términos y Condiciones regulan la vinculación de auditorios y espacios para eventos a la Red de Coleventos.
Coleventos es una marca de Plataforma Coleventos S.A.S., identificada con NIT 902.089.025-9, responsable de la operación de la plataforma y de la gestión comercial, intermediación y coordinación técnica relacionada con los auditorios vinculados a la Red.
La aceptación de estos Términos y Condiciones implica que el propietario, administrador o representante autorizado del auditorio ha leído, comprendido y aceptado las condiciones aquí establecidas.
DEFINICIONES
Para efectos de estos Términos y Condiciones:
Auditorio o Recinto: espacio físico destinado a la realización de eventos y vinculado a la Red de Coleventos.
Auditorio Vinculado: recinto aprobado por Coleventos que cumple los requisitos técnicos, operativos, documentales y legales establecidos para formar parte de la Red.
Cliente: persona natural o jurídica que contrata, a través de Coleventos, un espacio de la Red para la realización de un evento corporativo, empresarial, educativo o institucional.
Red: Red de Auditorios de Coleventos.
Tarifa Neta: valor correspondiente al auditorio por el servicio contratado para un evento, de acuerdo con la tarifa y condiciones económicas acordadas.
Plan de Alineación Estratégica: proceso mediante el cual Coleventos, el auditorio y las partes involucradas revisan las condiciones necesarias para el evento, conocen y recorren el espacio, resuelven dudas, alinean expectativas y validan que el recinto responda a las necesidades previamente definidas.
1. OBJETO, NATURALEZA Y ALCANCE DE LA PLATAFORMA
La Red de Coleventos reúne auditorios y espacios destinados principalmente a eventos corporativos, empresariales, educativos e institucionales que cumplen los criterios establecidos por la plataforma.
Coleventos actúa como plataforma de gestión comercial, intermediación y coordinación técnica, facilitando el acercamiento entre clientes y auditorios, la gestión comercial, las visitas, recorridos y validación de las condiciones del espacio frente a las necesidades de cada evento.
El propietario o administrador conserva la autonomía sobre la administración, operación y gestión de su recinto y será responsable de las condiciones físicas, legales, técnicas, administrativas y operativas propias del auditorio.
Coleventos no es una empresa de producción de eventos y no ejecuta directamente la producción, logística, montaje, desmontaje, seguridad, control de acceso ni demás actividades operativas propias del evento.
La operación de la Red se concentra inicialmente en Bogotá, con posibilidad de expansión progresiva a otras ciudades de Colombia.
2. POSTULACIÓN Y ADMISIÓN
El propietario o administrador del auditorio deberá diligenciar la información solicitada por Coleventos para conocer las características del espacio y determinar si cumple con el perfil requerido para formar parte de la Red.
La postulación no implica aprobación automática ni genera derecho a ser incluido en el portafolio.
Coleventos podrá solicitar información adicional, fotografías, especificaciones técnicas, certificaciones, permisos, licencias, pólizas y cualquier otro documento necesario para realizar el proceso de evaluación.
3. PROCESO DE VALIDACIÓN Y VISITA DE RECONOCIMIENTO
Como parte del proceso de vinculación y antes de confirmar un evento, Coleventos realizará una visita de reconocimiento y recorrido presencial por el recinto.
Durante este proceso podrán revisarse, entre otros aspectos:
- Instalaciones e infraestructura.
- Ubicación y condiciones de acceso.
- Capacidad y aforo.
- Audio, video y streaming.
- Equipos e infraestructura técnica instalada.
- Condiciones para montaje y desmontaje.
- Espacios para operación técnica.
- Condiciones logísticas.
- Personal de planta disponible.
- Condiciones de seguridad.
- Documentación legal y administrativa.
La validación realizada por Coleventos tiene como finalidad determinar si el espacio responde a las necesidades previamente definidas del evento.
La validación de Coleventos no sustituye las obligaciones legales, técnicas, administrativas, operativas o de seguridad que corresponden al auditorio.
4. REQUISITOS LEGALES, LICENCIAS, PERMISOS Y PÓLIZAS
El auditorio deberá mantener permanentemente vigentes y en regla las licencias, permisos, certificaciones, autorizaciones, inspecciones y demás documentos exigidos por la legislación colombiana para su funcionamiento y para la realización de eventos.
Asimismo, deberá mantener vigentes las pólizas y demás coberturas exigibles conforme a la legislación colombiana y a las características de la operación del recinto, incluyendo la Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual y las demás que correspondan.
El auditorio deberá mantener actualizada la información sobre sus pólizas y entregar a Coleventos las renovaciones o soportes correspondientes cuando sean solicitados.
El vencimiento, suspensión, pérdida o falta de acreditación de un documento o cobertura necesaria podrá dar lugar a la suspensión temporal del auditorio del portafolio de la Red hasta que la situación sea regularizada.
Cuando el incumplimiento comprometa la legalidad, seguridad o viabilidad de la operación, Coleventos podrá proceder a la desvinculación del recinto.
5. ESTÁNDARES DE ADMISIÓN
La aprobación de un auditorio dependerá del cumplimiento de los criterios técnicos, operativos, documentales y legales establecidos por Coleventos.
Entre otros aspectos, se tendrán en cuenta:
- Calidad y condiciones de las instalaciones.
- Ubicación y accesibilidad.
- Capacidad y aforo permitido.
- Sistemas de audio, video y streaming.
- Equipos e infraestructura técnica propia.
- Condiciones de operación.
- Personal de planta.
- Condiciones de seguridad.
- Licencias, permisos, certificaciones y pólizas.
La inclusión del auditorio en la Red no implica la asignación de un número mínimo de eventos ni garantiza un volumen determinado de contratación.
6. CAPACIDAD, AFORO Y CUMPLIMIENTO NORMATIVO
La capacidad de cada auditorio deberá corresponder al aforo autorizado y a las condiciones técnicas, estructurales, operativas y legales aplicables al recinto.
El auditorio deberá operar en todo momento dentro de las condiciones y límites establecidos por la normativa vigente y por las autoridades competentes.
Está prohibido superar la capacidad instalada o autorizada.
El auditorio no podrá aceptar, permitir ni ejecutar un evento que requiera superar el aforo permitido o que implique incumplir las condiciones técnicas, estructurales, de seguridad o legales aplicables.
No se realizarán adaptaciones o modificaciones destinadas a permitir un evento que no pueda desarrollarse legal y técnicamente en el recinto.
Si las necesidades del evento superan las capacidades del espacio, Coleventos podrá gestionar una alternativa adecuada.
7. APROBACIÓN Y PERMANENCIA EN EL PORTAFOLIO
La aprobación del auditorio no será automática.
Coleventos podrá aprobar, rechazar o solicitar mejoras al espacio antes de su incorporación al portafolio.
Cuando un auditorio no sea aprobado, podrá volver a presentar su postulación una vez haya realizado las mejoras o ajustes necesarios.
El auditorio deberá mantener durante toda su vinculación las condiciones que permitieron su aprobación.
8. PLAN DE ALINEACIÓN ESTRATÉGICA
Una vez aprobado el espacio y ante un evento que pueda ser gestionado a través de la Red, se desarrollará el Plan de Alineación Estratégica, que podrá comprender una o varias reuniones con las partes involucradas y la correspondiente visita de reconocimiento.
Su finalidad es:
- Conocer las necesidades del evento.
- Resolver dudas.
- Alinear expectativas.
- Revisar las condiciones del espacio.
- Validar los recursos disponibles.
- Identificar incompatibilidades.
- Definir las condiciones necesarias para la realización del evento.
Ningún evento podrá ser confirmado ni llevado a cabo cuando las condiciones del espacio no respondan a las necesidades previamente definidas o cuando existan impedimentos legales, técnicos o de seguridad que hagan inviable su realización.
El Plan de Alineación Estratégica no convierte a Coleventos en productor ni en responsable de la ejecución logística u operativa del evento.
9. NO EXCLUSIVIDAD DE LA VINCULACIÓN
La vinculación del auditorio a la Red de Coleventos no es exclusiva.
El auditorio conserva plena libertad para promocionar, ofrecer y alquilar su espacio mediante sus propios canales, trabajar con otras plataformas y contratar directamente con clientes obtenidos por sus propios medios.
La vinculación a Coleventos no limita los canales comerciales propios del auditorio.
Esta libertad comercial se mantiene siempre que el cliente no haya sido previamente presentado, gestionado o puesto en contacto con el auditorio a través de Coleventos.
10. EXCLUSIVIDAD DEL CANAL DE NEGOCIACIÓN
Cuando un cliente haya sido presentado, gestionado o puesto en contacto con el auditorio a través de Coleventos, la negociación correspondiente a ese cliente y evento deberá realizarse por medio de la plataforma.
El auditorio no podrá solicitar, inducir o aceptar que dicho cliente omita a Coleventos con el propósito de evitar la intermediación, modificar las condiciones acordadas o contratar directamente por fuera de la plataforma.
Esta obligación se refiere exclusivamente a los clientes gestionados por Coleventos y no constituye una exclusividad general del auditorio frente a sus propios clientes.
11. PROHIBICIÓN DE DESVÍO DE NEGOCIACIÓN Y CLÁUSULA PENAL
Se considera desvío de negociación cualquier actuación mediante la cual el auditorio, su propietario, administrador, representante o personal autorizado intente excluir a Coleventos de una negociación originada por la plataforma.
Entre otras conductas, se considera desvío:
- Ofrecer al cliente contratar directamente.
- Ofrecer condiciones económicas con el propósito de evitar la intermediación.
- Solicitar al cliente que reserve por fuera de Coleventos.
- Utilizar información obtenida mediante Coleventos para concretar directamente el negocio.
En caso de incumplimiento, el auditorio deberá pagar a Coleventos, a título de cláusula penal por incumplimiento contractual, una suma equivalente al valor de la comisión, contraprestación o beneficio económico que razonablemente habría correspondido a Coleventos por la operación desviada.
La cláusula penal se establece como consecuencia económica pactada por el incumplimiento de la obligación de no circunvención y se aplicará sin perjuicio de las demás consecuencias contractuales que correspondan, incluyendo la suspensión o desvinculación del auditorio.
12. AUTONOMÍA DEL AUDITORIO Y OPERACIÓN DE SUS EQUIPOS
El auditorio conserva plena autonomía sobre la administración y operación de sus instalaciones.
El personal de planta actúa bajo la dirección, organización y dependencia del respectivo auditorio.
Dicho personal será el encargado de operar y manipular los equipos e infraestructura técnica propia del recinto.
Coleventos no opera ni manipula directamente los equipos del auditorio.
La participación de Coleventos se limita a la gestión y validación de las condiciones del espacio frente a las necesidades previamente definidas del evento.
13. PROVEEDORES Y PERSONAL EXTERNO CONTRATADOS POR EL CLIENTE
Cualquier servicio, equipo, suministro, artista, técnico, proveedor o personal contratado directamente por el cliente será responsabilidad del cliente.
El cliente asumirá las obligaciones económicas, civiles, laborales, comerciales y patrimoniales derivadas de dichos proveedores.
El auditorio y Coleventos no asumirán obligaciones propias de los proveedores contratados directamente por el cliente, sin perjuicio de las responsabilidades que legalmente correspondan por sus propias actuaciones.
14. SERVICIOS MÉDICOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS
Coleventos no presta ni suministra servicios médicos, primeros auxilios, atención prehospitalaria ni servicios de emergencia.
Cuando las características del evento requieran este tipo de servicios, corresponderá al cliente u organizador contratar directamente los proveedores que sean necesarios, de acuerdo con la normativa aplicable.
El auditorio será responsable de los sistemas, protocolos y condiciones de emergencia que legalmente le correspondan como establecimiento.
La validación realizada por Coleventos respecto del espacio no constituye la prestación, contratación ni garantía de servicios médicos o de atención prehospitalaria.
15. DISPONIBILIDAD Y ESTÁNDAR DE RESPUESTA
El auditorio deberá mantener actualizada la información relacionada con:
- Disponibilidad.
- Capacidad.
- Tarifas.
- Condiciones técnicas.
- Equipos.
- Servicios.
- Restricciones.
- Personal de planta.
- Documentación y permisos.
El auditorio deberá responder las solicitudes de visita, cotización, disponibilidad o confirmación gestionadas por Coleventos dentro de un plazo máximo de 48 horas hábiles.
El incumplimiento reiterado podrá generar la suspensión temporal del recinto del portafolio activo de la Red.
16. TARIFAS Y AUTONOMÍA ECONÓMICA
El propietario o administrador del auditorio define la tarifa base de alquiler de su espacio.
Coleventos utilizará dicha tarifa como referencia para la gestión comercial.
El auditorio podrá actualizar sus tarifas para futuras negociaciones.
Las modificaciones de tarifas no afectarán los eventos que ya hayan sido cotizados o contratados bajo condiciones económicas previamente acordadas.
17. TARIFA NETA Y PAGOS
Por cada evento ejecutado conforme a las condiciones acordadas, el auditorio tendrá derecho a recibir el 100 % de su Tarifa Neta, sin comisiones retenidas por Coleventos sobre dicha tarifa, salvo las compensaciones o porcentajes expresamente establecidos en estos Términos y Condiciones.
El esquema de pago del cliente será:
- 50 % de anticipo para confirmar la reserva.
- 50 % restante a más tardar el día del evento.
Coleventos transferirá al auditorio los valores correspondientes a su Tarifa Neta dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción efectiva de cada pago realizado por el cliente, siempre que se cumplan las condiciones aplicables.
18. INCUMPLIMIENTO DE PAGO DEL CLIENTE
Si el cliente no realiza alguno de los pagos establecidos, el evento podrá quedar suspendido y no podrá ejecutarse mientras persista el incumplimiento.
Si el segundo pago no ha sido recibido a más tardar el día del evento, no se permitirá la realización del mismo.
En estos casos, el auditorio deberá colaborar con Coleventos en la suspensión de la actividad y no podrá exigir la realización del evento mientras no se hayan cumplido las condiciones de pago establecidas.
19. CANCELACIÓN POR PARTE DEL CLIENTE
Las condiciones aplicables a la cancelación realizada por el cliente estarán reguladas principalmente en los Términos y Condiciones aplicables a los clientes de Coleventos.
Cuando corresponda una devolución al cliente, el auditorio reintegrará a Coleventos los valores que haya recibido y que correspondan a dicha devolución, y Coleventos gestionará el reintegro al cliente conforme a las condiciones contractuales aplicables.
El auditorio recibirá únicamente los valores que legal y contractualmente correspondan después de aplicar las condiciones de cancelación establecidas.
20. CANCELACIÓN DEL EVENTO POR PARTE DEL AUDITORIO
Una vez confirmado un evento, el auditorio no podrá cancelarlo unilateralmente sin informar previamente a Coleventos.
Cuando el auditorio decida o necesite cancelar un evento, deberá informar inmediatamente y por escrito las razones que motivan la cancelación y aportar los documentos o soportes que permitan verificar las circunstancias cuando corresponda.
Coleventos se reunirá con los administradores o responsables del auditorio para evaluar las circunstancias y determinar si existe una causa que justifique la cancelación.
La evaluación tendrá en cuenta la naturaleza de la situación, la documentación disponible, las condiciones acordadas para el evento y si la circunstancia era objetiva, extraordinaria, previsible, evitable o imputable al auditorio.
21. CAUSAS JUSTIFICADAS DE CANCELACIÓN DEL AUDITORIO
Se considerarán causas justificadas aquellas circunstancias objetivas que hagan imposible o legalmente inviable la realización del evento y que no sean consecuencia de la voluntad, negligencia o incumplimiento del auditorio.
Entre ellas podrán encontrarse:
- Fuerza mayor o caso fortuito debidamente acreditados.
- Órdenes o restricciones de autoridades competentes.
- Situaciones que comprometan seriamente la seguridad de las personas.
- Daños graves e imprevistos en la infraestructura.
- Circunstancias extraordinarias que hagan imposible utilizar el recinto.
- Otras situaciones no imputables al auditorio que objetivamente impidan la realización del evento.
La existencia de una causa justificada será evaluada según las circunstancias concretas y los soportes disponibles.
22. CAUSAS NO JUSTIFICADAS DE CANCELACIÓN DEL AUDITORIO
Se considerarán causas no justificadas aquellas decisiones o circunstancias imputables al auditorio que no hagan objetivamente imposible la realización del evento.
Entre ellas podrán encontrarse:
- Recibir una oferta económica superior.
- Decidir utilizar el recinto para otro cliente.
- Cambios internos de administración u organización que no impidan legalmente la realización del evento.
- Errores de programación o reserva imputables al auditorio.
- Falta de coordinación interna.
- Incumplimiento de compromisos previamente adquiridos.
- Falta de disponibilidad que pudo ser prevista o evitada.
- Cambios de decisión por conveniencia comercial.
- Cualquier circunstancia que razonablemente pudiera haber sido solucionada o evitada por el auditorio.
La enumeración anterior es ilustrativa y no limita la evaluación de otras circunstancias concretas.
23. CONSECUENCIAS DE UNA CANCELACIÓN JUSTIFICADA
Cuando la cancelación sea considerada justificada, Coleventos gestionará con el cliente las alternativas disponibles, incluyendo, cuando resulte viable:
- La reprogramación del evento.
- La búsqueda de otro recinto adecuado.
- La cancelación del evento y devolución de los valores que correspondan.
Si el auditorio ya hubiese recibido valores correspondientes al evento y la cancelación implique su devolución, deberá reintegrarlos a Coleventos dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la determinación de la cancelación, para que Coleventos gestione la devolución al cliente conforme a sus Términos y Condiciones.
No se aplicará al auditorio la cláusula penal prevista para las cancelaciones no justificadas cuando la causa haya sido determinada como justificada.
24. CANCELACIÓN NO JUSTIFICADA Y CLÁUSULA PENAL
Cuando la cancelación sea considerada no justificada o imputable al auditorio, se configurará un incumplimiento contractual.
En este caso, el auditorio deberá:
a) Reintegrar a Coleventos, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la determinación de la cancelación no justificada, cualquier valor que haya recibido correspondiente al evento cancelado.
Los valores que aún no hayan sido transferidos al auditorio no serán objeto de transferencia.
b) Pagar a Coleventos, a título de cláusula penal por incumplimiento contractual, una suma equivalente al 20 % de la Tarifa Neta correspondiente al evento cancelado.
c) Reintegrar a Coleventos los valores necesarios para atender las devoluciones que correspondan al cliente, de acuerdo con los Términos y Condiciones aplicables al evento.
d) Colaborar con Coleventos en la gestión de cualquier alternativa de solución que permita reducir las consecuencias de la cancelación.
e) Quedar sujeto a suspensión temporal o desvinculación definitiva de la Red, dependiendo de la gravedad del incumplimiento.
La cláusula penal constituye la consecuencia económica previamente pactada por la cancelación no justificada y no podrá cobrarse simultáneamente otra suma por los mismos conceptos que dicha penalidad tenga por objeto cubrir, sin perjuicio de las obligaciones de devolución de valores recibidos y de las responsabilidades que legalmente correspondan por obligaciones o daños independientes no comprendidos en la cláusula penal.
25. ALTERNATIVA DE RECINTO PARA EL CLIENTE
Cuando la cancelación del evento sea consecuencia de una actuación imputable al auditorio, Coleventos podrá gestionar y presentar al cliente una alternativa de recinto que responda razonablemente a las necesidades previamente definidas del evento.
La aceptación de la alternativa corresponderá exclusivamente al cliente.
Si el cliente acepta la alternativa, Coleventos continuará con la gestión correspondiente y el evento podrá realizarse en el nuevo recinto bajo las condiciones que sean aceptadas por el cliente.
Si el cliente rechaza la alternativa, o si no resulta posible encontrar oportunamente un recinto adecuado, se procederá a la devolución de los valores que correspondan conforme a los Términos y Condiciones del cliente.
Cuando corresponda una devolución de valores que el auditorio ya haya recibido, este deberá reintegrarlos a Coleventos conforme a las cláusulas 23 o 24, según corresponda, para que Coleventos gestione la devolución al cliente.
La búsqueda de una alternativa constituye una medida de contingencia y no elimina las consecuencias contractuales que correspondan al auditorio por la cancelación imputable a este.
26. RESPONSABILIDAD DEL AUDITORIO
El auditorio será responsable de la administración, operación y condiciones físicas, técnicas, legales y administrativas propias de su recinto.
Esto comprende, dentro de su ámbito de responsabilidad:
- Instalaciones.
- Equipos propios.
- Personal de planta.
- Licencias.
- Permisos.
- Pólizas.
- Condiciones de seguridad.
- Capacidad y aforo.
- Disponibilidad del recinto.
- Cumplimiento de los compromisos asumidos para el evento.
Cuando la no realización de un evento sea consecuencia de un incumplimiento, actuación u omisión imputable al auditorio, las consecuencias correspondientes serán asumidas por este de acuerdo con estos Términos y Condiciones y la legislación aplicable.
27. RESPONSABILIDAD DE COLEVENTOS
Coleventos será responsable exclusivamente de las obligaciones que haya asumido expresamente como plataforma de gestión comercial, intermediación y coordinación dentro de estos Términos y Condiciones.
Coleventos no será responsable de decisiones, actuaciones, omisiones o incumplimientos imputables directamente al auditorio, sus administradores, empleados, contratistas, proveedores o personal de planta.
La gestión de una alternativa de recinto ante una contingencia no convierte a Coleventos en responsable de la causa que originó dicha contingencia.
28. LÍMITE DE RESPONSABILIDAD DE COLEVENTOS FRENTE AL AUDITORIO
Sin perjuicio de las obligaciones que legalmente no puedan ser limitadas, la responsabilidad de Coleventos frente al auditorio por reclamaciones directamente derivadas de su gestión, intermediación o validación dentro del marco de estos Términos y Condiciones se limitará al valor de la Tarifa Neta correspondiente al evento específico objeto de la reclamación.
Coleventos no será responsable frente al auditorio por lucro cesante, pérdida de oportunidad comercial, daños indirectos o consecuenciales.
Este límite no afectará las obligaciones de pago expresamente reconocidas por Coleventos ni los intereses de mora que correspondan por retrasos imputables directamente a la plataforma.
29. PERSONAL, PROVEEDORES Y DAÑOS AL RECINTO
El cliente será responsable de los proveedores, artistas, personal y demás terceros que contrate directamente para el evento.
El auditorio será responsable de sus instalaciones, equipos y personal de planta.
Los daños causados al recinto por personas bajo responsabilidad del cliente se regirán por los Términos y Condiciones aplicables al cliente y por las obligaciones que correspondan al responsable del daño.
30. CONTENIDOS, PROPIEDAD INTELECTUAL Y USO DEL RECINTO
El cliente u organizador será responsable por el contenido que transmita, grabe, reproduzca, publique o emita durante el evento.
El auditorio no podrá destinar el recinto a actividades ilícitas ni permitir actividades que incumplan las condiciones de uso acordadas o las normas legales aplicables.
Cuando exista una infracción de propiedad intelectual, derechos de autor o contenido ilegal imputable al cliente, la responsabilidad corresponderá al responsable directo de dicha conducta, sin perjuicio de las obligaciones propias del auditorio respecto de la administración del recinto.
31. USO DEL NOMBRE, FOTOGRAFÍAS E INFORMACIÓN DEL AUDITORIO
El auditorio autoriza a Coleventos, de manera no exclusiva y gratuita, a utilizar su nombre, fotografías, información y características del espacio para efectos de promoción, comercialización y presentación dentro de la plataforma y sus medios de comunicación.
El auditorio podrá solicitar la actualización o corrección de información publicada sobre su espacio.
La publicación de imágenes de eventos estará sujeta a las autorizaciones y derechos correspondientes.
32. USO DE MARCAS DE CLIENTES
El auditorio no podrá utilizar en su publicidad, redes sociales, página web, portafolios o cualquier otro medio las marcas, nombres, logotipos o imágenes de clientes corporativos gestionados a través de Coleventos sin contar con las autorizaciones correspondientes.
33. CONFIDENCIALIDAD
Las partes deberán mantener bajo estricta confidencialidad toda la información comercial, financiera, operativa y de negociación a la que tengan acceso como consecuencia de la vinculación a la Red.
Esto incluye, entre otros:
- Tarifas negociadas.
- Condiciones comerciales.
- Información de clientes.
- Volumen de eventos.
- Información operativa.
- Condiciones especiales de negociación.
La obligación de confidencialidad permanecerá vigente durante la vinculación y durante dos (2) años posteriores a su terminación.
No estará sujeta a esta obligación la información que sea pública sin mediar incumplimiento de esta cláusula o cuya divulgación sea requerida por autoridad competente.
34. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (HABEAS DATA)
En desarrollo de la vinculación a la Red de Coleventos, la plataforma podrá compartir con el auditorio datos personales de clientes, organizadores y asistentes, exclusivamente para efectos de la gestión, validación y ejecución de los eventos correspondientes.
El auditorio se obliga a tratar dichos datos conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes o que los modifiquen, adicionen o sustituyan, utilizándolos únicamente para la finalidad autorizada.
El auditorio deberá abstenerse de compartir los datos personales recibidos con terceros no autorizados y deberá adoptar las medidas de seguridad razonables para proteger dicha información.
El tratamiento de los datos personales del propio auditorio se regirá por la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales dirigida a los auditorios, disponible en:
Política de Privacidad para Auditorios Asociados Coleventos
El tratamiento de los datos personales de clientes, organizadores y asistentes que sean compartidos con el auditorio se regirá por la Política de Privacidad de Coleventos, disponible en:
El auditorio declara conocer y aceptar las políticas de tratamiento de datos personales aplicables a su vinculación con la Red.
35. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL AUDITORIO
El auditorio se obliga a proporcionar información verdadera, completa y actualizada sobre sus instalaciones, capacidad, equipos, servicios, tarifas, disponibilidad, restricciones y documentación.
El auditorio deberá informar oportunamente cualquier cambio que pueda afectar la capacidad de prestar los servicios o las condiciones bajo las cuales fue incorporado a la Red.
La entrega de información incorrecta u ocultamiento de circunstancias relevantes podrá dar lugar a la suspensión o desvinculación del auditorio.
36. MODIFICACIÓN DE TARIFAS Y CONDICIONES
El auditorio podrá modificar sus tarifas y condiciones comerciales para futuras negociaciones.
Los cambios no modificarán las condiciones de eventos ya cotizados, confirmados o contratados, salvo acuerdo expreso de las partes.
37. RETIRO VOLUNTARIO DEL AUDITORIO
La permanencia en la Red es voluntaria y el auditorio podrá solicitar su desvinculación conforme al procedimiento establecido.
La desvinculación no afectará:
- Eventos ya confirmados.
- Obligaciones económicas pendientes.
- Obligaciones de confidencialidad.
- Obligaciones de protección de datos.
- Obligaciones de no circunvención.
- Responsabilidades derivadas de incumplimientos anteriores.
38. NO CIRCUNVENCIÓN DESPUÉS DEL RETIRO
La prohibición de desvío de negociación continuará vigente durante seis (6) meses contados desde la fecha efectiva de desvinculación del auditorio.
Durante dicho período, el auditorio no podrá contratar directamente, con el propósito de excluir a Coleventos, con clientes que hayan sido presentados, gestionados o puestos en contacto con el auditorio a través de la Red durante su vinculación.
La contratación independiente con clientes obtenidos por los propios medios del auditorio continúa permitida.
En caso de incumplimiento, serán aplicables las consecuencias establecidas para el desvío de negociación.
39. PLAZO DE PAGO Y MORA DE COLEVENTOS
Coleventos transferirá al auditorio los valores correspondientes a su Tarifa Neta dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción efectiva de cada pago realizado por el cliente, conforme a las condiciones de estos Términos.
Si el retraso en la transferencia es directamente imputable a Coleventos, podrán generarse intereses de mora a la tasa máxima legal permitida en Colombia.
El presente régimen no aplica cuando el retraso derive de que el cliente no haya efectuado el pago, de información bancaria incorrecta proporcionada por el auditorio o de circunstancias no imputables a Coleventos.
40. FUERZA MAYOR Y CASO FORTUITO
Ante situaciones debidamente acreditadas de fuerza mayor o caso fortuito que impidan la realización de un evento, las partes evaluarán las alternativas disponibles, incluyendo la reprogramación.
Se tendrán en cuenta los costos operativos y técnicos efectivamente ejecutados hasta el momento de la suspensión.
Cuando no resulte posible realizar o reprogramar el evento, se procederá conforme a los Términos y Condiciones aplicables al cliente y a las condiciones económicas correspondientes.
La existencia de fuerza mayor o caso fortuito deberá analizarse según las circunstancias concretas y los soportes disponibles.
41. CESIÓN DEL CONTRATO
Ninguna de las partes podrá ceder o transferir los derechos y obligaciones derivados de esta vinculación sin autorización previa y escrita de la otra parte.
Coleventos podrá ceder este acuerdo, total o parcialmente, en procesos de reorganización societaria, fusión, adquisición o venta de la totalidad o parte de sus activos, mediante notificación al auditorio.
42. MODIFICACIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES
Coleventos podrá modificar los presentes Términos y Condiciones.
Las modificaciones serán notificadas a los auditorios vinculados con una antelación mínima de quince (15) días calendario mediante los canales de contacto registrados.
Las modificaciones no afectarán los eventos ya confirmados, que continuarán rigiéndose por las condiciones vigentes al momento de su confirmación, salvo acuerdo expreso entre las partes o disposición legal en contrario.
Si el auditorio no está de acuerdo con las modificaciones, podrá solicitar su desvinculación de la Red.
La continuidad del auditorio en la Red una vez transcurrido el período de notificación se entenderá como aceptación de los nuevos términos, en la medida permitida por la legislación aplicable.
43. LEGISLACIÓN APLICABLE Y SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
Los presentes Términos y Condiciones se regirán por las leyes de la República de Colombia.
Ante cualquier controversia relacionada con la interpretación o ejecución de esta vinculación, las partes procurarán inicialmente resolverla mediante comunicación directa.
De ser necesario, podrán acudir a un procedimiento de conciliación ante un centro de conciliación autorizado.
Si no se alcanza un acuerdo, podrán acudir a la jurisdicción competente de la República de Colombia, de conformidad con las reglas aplicables.
44. VIGENCIA DE LAS OBLIGACIONES
La vinculación permanecerá vigente mientras el auditorio forme parte de la Red.
Las obligaciones relacionadas con eventos ya confirmados continuarán vigentes hasta su completa finalización y liquidación.
Las obligaciones que por su naturaleza deban continuar después de la terminación, incluyendo confidencialidad, protección de datos, pagos pendientes, no circunvención y responsabilidades derivadas de incumplimientos anteriores, conservarán su vigencia durante los períodos establecidos en estos Términos y Condiciones o durante el término que corresponda legalmente.
45. ACEPTACIÓN
El propietario, administrador o representante autorizado del auditorio declara que ha leído, comprendido y aceptado los presentes Términos y Condiciones de Vinculación de Auditorios — Red de Coleventos.
La aceptación podrá realizarse mediante firma, aceptación electrónica, formulario de vinculación, correo electrónico, plataforma digital o cualquier otro mecanismo que permita acreditar de manera verificable la voluntad del auditorio.
La aceptación de estos términos no implica exclusividad comercial del auditorio frente a Coleventos.
El auditorio conserva su libertad para comercializar y contratar sus espacios por sus propios medios, con excepción de las obligaciones de no circunvención aplicables a los clientes que hayan sido presentados, gestionados o puestos en contacto mediante Coleventos.