Preguntas frecuentes para auditorios – Red de Coleventos
Todo lo que necesitas saber sobre la vinculación de tu auditorio a la Red de Coleventos, su funcionamiento y las principales condiciones de participación.
Sobre la Red de Coleventos
¿Qué es la Red de Coleventos?
La Red de Coleventos reúne auditorios y espacios destinados principalmente a eventos corporativos, empresariales, educativos e institucionales que cumplen con los criterios técnicos, operativos, documentales y legales establecidos por la plataforma.
Coleventos actúa como plataforma de gestión comercial, intermediación y coordinación técnica, mientras que cada auditorio conserva la autonomía sobre la administración, operación y gestión de su propio recinto.
¿La vinculación del auditorio a la Red de Coleventos es exclusiva?
No. La vinculación a la Red de Coleventos no es exclusiva.
El auditorio puede continuar promocionando y alquilando su espacio mediante sus propios canales, trabajar con otras plataformas y contratar directamente con clientes obtenidos por sus propios medios.
La obligación de gestionar a través de Coleventos aplica únicamente a los clientes que hayan sido presentados, gestionados o puestos en contacto con el auditorio a través de la plataforma.
¿Qué tipos de eventos gestiona la Red?
La Red está orientada principalmente a eventos corporativos, empresariales, educativos e institucionales.
La vinculación no contempla eventos sociales como bodas, bautizos, primeras comuniones o cumpleaños.
Sobre la vinculación y admisión
¿Cómo puedo postular mi auditorio a la Red?
El propietario o administrador debe diligenciar la información solicitada por Coleventos para que podamos conocer las características del espacio y determinar si cumple con el perfil requerido.
La postulación no implica aprobación automática.
¿Qué revisa Coleventos antes de aprobar un auditorio?
Se evalúan, entre otros aspectos, las instalaciones e infraestructura, ubicación, capacidad y aforo, sistemas de audio, video y streaming, equipos e infraestructura técnica propia, condiciones de operación, personal de planta, seguridad, licencias, permisos, certificaciones y pólizas.
¿Es obligatoria la visita de reconocimiento?
Sí. Coleventos realiza una visita de reconocimiento y recorrido presencial para conocer el recinto y validar sus condiciones frente a las necesidades de los eventos.
¿Qué ocurre si el auditorio no cumple con los requisitos?
El espacio podrá no ser aprobado o podrá solicitarse la realización de mejoras antes de su incorporación a la Red.
Una vez realizadas las mejoras necesarias, el auditorio podrá volver a presentar su postulación.
Sobre capacidad, aforo y cumplimiento normativo
¿Cómo se determina la capacidad de un auditorio?
La capacidad debe corresponder al aforo autorizado y a las condiciones técnicas, estructurales, operativas y legales aplicables al recinto.
No se permite superar la capacidad instalada o autorizada ni realizar adaptaciones que incumplan las normas aplicables.
¿Puede realizarse un evento que supere la capacidad del auditorio?
No. El auditorio no podrá aceptar, permitir ni ejecutar un evento que supere el aforo permitido o que implique incumplir las condiciones técnicas, estructurales, de seguridad o legales aplicables.
Si las necesidades del evento superan las capacidades del espacio, Coleventos podrá gestionar una alternativa adecuada.
¿Qué documentación y pólizas debe mantener el auditorio?
El auditorio debe mantener vigentes las licencias, permisos, certificaciones, autorizaciones, inspecciones y demás documentos exigidos por la legislación colombiana.
También debe mantener vigentes las pólizas y demás coberturas exigibles, incluyendo la Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual y las demás que correspondan conforme a la legislación y a las características de la operación del recinto.
Sobre el Plan de Alineación Estratégica
¿Qué es el Plan de Alineación Estratégica?
Es el proceso mediante el cual Coleventos, el auditorio y las partes involucradas revisan las condiciones necesarias para el evento, conocen y recorren el espacio, resuelven dudas, alinean expectativas y validan que el recinto responda a las necesidades previamente definidas.
¿Es obligatorio realizar el Plan de Alineación Estratégica?
Sí. Ningún evento podrá ser confirmado ni llevado a cabo cuando las condiciones necesarias no hayan sido previamente revisadas y aprobadas dentro de este proceso.
El Plan de Alineación Estratégica no convierte a Coleventos en productor ni en responsable de la ejecución logística u operativa del evento.
Sobre la operación del auditorio
¿Quién administra y opera el auditorio?
El auditorio conserva la autonomía sobre la administración, operación y gestión de su recinto.
Coleventos no administra ni opera físicamente el auditorio.
¿Quién opera los equipos del auditorio?
Los equipos e infraestructura técnica propia del recinto son operados por el personal de planta del auditorio, bajo su dirección, organización y dependencia.
Coleventos no opera ni manipula directamente los equipos del auditorio.
¿Qué hace Coleventos respecto a los equipos y recursos técnicos?
Coleventos valida las condiciones del espacio frente a las necesidades previamente definidas del evento.
La operación y manipulación de los equipos corresponde al personal calificado del auditorio.
Sobre clientes y negociación
¿Puede el auditorio negociar directamente con un cliente presentado por Coleventos?
No. Cuando un cliente ha sido presentado, gestionado o puesto en contacto con el auditorio a través de Coleventos, la negociación correspondiente debe realizarse por medio de la plataforma.
¿Qué se considera desvío de negociación?
Intentar excluir a Coleventos de una negociación originada por la plataforma, por ejemplo, ofreciendo al cliente contratar directamente, proponiendo condiciones para evitar la intermediación o utilizando información obtenida mediante Coleventos para concretar el negocio por fuera de la plataforma.
¿Qué consecuencias tiene el desvío de negociación?
El incumplimiento puede generar la aplicación de la cláusula penal por incumplimiento contractual, además de la suspensión o desvinculación del auditorio de la Red, conforme a los Términos y Condiciones.
¿Qué ocurre con los clientes gestionados por Coleventos después de que el auditorio se retire?
La obligación de no circunvención continúa durante seis (6) meses después de la desvinculación respecto de los clientes que hayan sido presentados, gestionados o puestos en contacto con el auditorio a través de la Red durante su vinculación.
Sobre tarifas y pagos
¿Quién establece la tarifa del auditorio?
El propietario o administrador define la tarifa base de alquiler de su espacio.
El auditorio puede actualizar sus tarifas para futuras negociaciones. Los eventos ya cotizados o contratados mantienen las condiciones económicas previamente acordadas.
¿Qué recibe el auditorio por un evento gestionado por Coleventos?
El auditorio recibe el 100 % de su Tarifa Neta correspondiente al servicio contratado, sin comisiones retenidas por Coleventos sobre dicha tarifa, salvo las compensaciones o porcentajes expresamente establecidos en los Términos y Condiciones.
¿Cómo se realizan los pagos?
El esquema establecido es:
- 50 % de anticipo para confirmar la reserva.
- 50 % restante a más tardar el día del evento.
Coleventos transferirá al auditorio su Tarifa Neta dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción efectiva de cada pago realizado por el cliente.
¿Qué ocurre si el cliente no realiza alguno de los pagos?
El evento podrá quedar suspendido y no podrá ejecutarse mientras persista el incumplimiento.
Si el segundo pago no ha sido recibido a más tardar el día del evento, no se permitirá la realización del evento.
Sobre cancelaciones del cliente
¿Qué ocurre si el cliente cancela un evento?
Las condiciones de cancelación aplicables al cliente están reguladas en sus propios Términos y Condiciones.
Cuando corresponda una devolución, el auditorio reintegrará a Coleventos los valores que haya recibido y que correspondan a dicha devolución, y Coleventos gestionará el reintegro al cliente conforme a las condiciones aplicables.
Sobre cancelaciones del auditorio
¿Puede el auditorio cancelar un evento confirmado?
No de manera unilateral sin informar previamente a Coleventos.
Si el auditorio necesita cancelar un evento confirmado, debe informar inmediatamente y por escrito la razón de la cancelación y, cuando corresponda, entregar los soportes que permitan evaluar la situación.
¿Qué ocurre después de informar una cancelación?
Coleventos se reunirá con los administradores o responsables del auditorio para evaluar las circunstancias y determinar si existe una causa que justifique la cancelación.
¿Qué se considera una causa justificada?
Pueden considerarse justificadas circunstancias objetivas que hagan imposible o legalmente inviable realizar el evento y que no sean consecuencia de la voluntad, negligencia o incumplimiento del auditorio.
Entre ellas pueden encontrarse fuerza mayor o caso fortuito debidamente acreditados, órdenes o restricciones de autoridades competentes, situaciones que comprometan seriamente la seguridad de las personas o daños graves e imprevistos en la infraestructura.
¿Qué se considera una causa no justificada?
Entre otras, una decisión motivada por recibir una oferta económica superior, disponer del espacio para otro cliente, errores de programación o reserva, falta de coordinación interna, incumplimientos previamente adquiridos, falta de disponibilidad que pudo ser prevista o evitada o decisiones basadas en conveniencia comercial.
¿Qué ocurre si la cancelación del auditorio es justificada?
Coleventos gestionará con el cliente las alternativas disponibles, que podrán incluir la reprogramación, la búsqueda de otro recinto adecuado o la cancelación y devolución de los valores que correspondan.
Si el auditorio ya recibió dinero correspondiente al evento y debe ser devuelto, deberá reintegrarlo a Coleventos dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la determinación de la cancelación, para que Coleventos gestione la devolución al cliente.
No se aplicará la cláusula penal correspondiente a las cancelaciones no justificadas.
¿Qué ocurre si la cancelación del auditorio no está justificada?
La cancelación se considerará un incumplimiento contractual.
El auditorio deberá reintegrar a Coleventos los valores que haya recibido correspondientes al evento, pagar una cláusula penal equivalente al 20 % de la Tarifa Neta del evento cancelado, colaborar en la gestión de una solución para el cliente y quedar sujeto a las demás consecuencias previstas en los Términos y Condiciones.
¿Qué pasa si el auditorio cancela pero Coleventos consigue otro espacio para el cliente?
Coleventos podrá gestionar y presentar al cliente una alternativa de recinto que responda razonablemente a las necesidades previamente definidas del evento.
La decisión de aceptar la alternativa corresponde exclusivamente al cliente.
Si el cliente acepta, se continuará con la gestión del evento en el nuevo recinto.
Si el cliente rechaza la alternativa o no es posible encontrar oportunamente un espacio adecuado, se procederá a la devolución de los valores que correspondan conforme a los Términos y Condiciones del cliente.
La búsqueda de una alternativa no elimina las consecuencias contractuales que correspondan al auditorio por la cancelación imputable a este.
Sobre proveedores y responsabilidades
¿Quién responde por los proveedores contratados directamente por el cliente?
El cliente responde por los servicios, equipos, suministros, artistas, técnicos, proveedores o personal que contrate directamente para el evento, incluyendo las obligaciones económicas, civiles, laborales, comerciales y patrimoniales correspondientes.
¿Quién responde por la operación del auditorio?
El auditorio es responsable de la administración, operación y condiciones físicas, técnicas, legales y administrativas propias de su recinto, incluyendo sus instalaciones, equipos, personal de planta, licencias, permisos, pólizas, capacidad, seguridad y disponibilidad.
Sobre servicios médicos y emergencias
¿Coleventos presta servicios médicos para los eventos?
No. Coleventos no presta ni suministra servicios médicos, primeros auxilios, atención prehospitalaria ni servicios de emergencia.
Cuando las características del evento requieran estos servicios, el cliente u organizador deberá contratar directamente los proveedores correspondientes.
El auditorio será responsable de los sistemas, protocolos y condiciones de emergencia que legalmente le correspondan como establecimiento.
Sobre imagen, información y confidencialidad
¿Puede Coleventos utilizar el nombre y las fotografías del auditorio?
Sí. El auditorio autoriza a Coleventos, de manera no exclusiva y gratuita, a utilizar su nombre, fotografías, información y características del espacio para efectos de promoción, comercialización y presentación dentro de la plataforma y sus medios.
¿Puede el auditorio utilizar las marcas de los clientes corporativos?
No, salvo que cuente con las autorizaciones correspondientes.
¿La información comercial del auditorio es confidencial?
Sí. Las partes deben mantener bajo confidencialidad la información comercial, financiera, operativa y de negociación a la que tengan acceso durante la vinculación.
La obligación de confidencialidad permanece vigente durante la vinculación y durante dos (2) años posteriores a su terminación.
Sobre protección de datos
¿Cómo debe manejar el auditorio los datos personales que recibe de Coleventos?
Los datos personales de clientes, organizadores y asistentes que sean compartidos con el auditorio deberán utilizarse únicamente para la gestión, validación y ejecución de los eventos correspondientes.
El auditorio debe cumplir con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables, proteger la información y abstenerse de compartirla con terceros no autorizados.
Sobre el retiro de la Red
¿El auditorio puede retirarse de la Red?
Sí. La permanencia es voluntaria y el auditorio puede solicitar su desvinculación conforme al procedimiento establecido.
El retiro no elimina las obligaciones que deban continuar vigentes después de la terminación, incluyendo pagos pendientes, confidencialidad, protección de datos, no circunvención y responsabilidades derivadas de incumplimientos anteriores.
¿Coleventos puede modificar los Términos y Condiciones?
Sí. Las modificaciones serán notificadas con una antelación mínima de quince (15) días calendario.
Los cambios no afectarán los eventos ya confirmados bajo los términos vigentes al momento de su confirmación.
Si el auditorio no está de acuerdo con las modificaciones, podrá solicitar su desvinculación de la Red.
Importante: Estas preguntas frecuentes tienen carácter informativo y no sustituyen los Términos y Condiciones de Vinculación de Auditorios – Red de Coleventos.
Para cualquier duda, situación o condición que no esté contemplada en estas preguntas frecuentes, consulta los Términos y Condiciones de Vinculación de Auditorios vigentes.