Términos y Condiciones – Clientes y Organizadores | Coleventos

Los presentes Términos y Condiciones regulan el uso de los servicios ofrecidos a través de Coleventos, marca comercial operada por Plataforma Coleventos S.A.S., identificada con NIT 902.089.025-9, la cual actúa como gestor comercial, intermediario y coordinador de enlace estratégico entre los clientes y los recintos o auditorios disponibles en la red, bajo la premisa de que DONDE EL ESPACIO DEBE RESPONDER AL EVENTO.

La aceptación de estos Términos y Condiciones implica que el cliente, organizador or representante autorizado ha leído, comprendido y aceptado en su totalidad las condiciones, obligaciones y limitaciones de responsabilidad aquí establecidas.

1. OBJETO Y ESTÁNDAR DE LA PLATAFORMA

Coleventos es una plataforma especializada que ayuda a empresas, organizaciones e instituciones a encontrar espacios adecuados para realizar sus eventos. No operamos como un directorio pasivo ni como un intermediario tradicional. Nuestra metodología comprende conocer primero las necesidades específicas del evento, buscar un espacio idóneo que responda a ellas y acompañar el proceso de validación previa antes de avanzar con la reserva, reafirmando que DONDE EL ESPACIO DEBE RESPONDER AL EVENTO.

Porque no se trata simplemente de alquilar un salón, sino de asegurar el espacio adecuado para cada tipo de evento. Coleventos opera bajo la personería jurídica de Plataforma Coleventos S.A.S. (NIT 902.089.025-9).

2. TIPOS DE EVENTOS Y CAMPOS DE ACCIÓN

Coleventos está dirigido exclusivamente a:

• Eventos corporativos y empresariales: Convenciones, congresos, lanzamientos de productos y despliegues técnicos de alto impacto en auditorios.
• Eventos educativos e institucionales: Capacitaciones, seminarios, conferencias, ceremonias de grado y asambleas de copropietarios (conjuntos cerrados).
• Creación de contenidos y podcasts: Espacios tipo lounge especializados para la creación de contenido y podcasts, orientados a creadores y marcas.

Exclusión estricta: La plataforma no contempla, comercializa ni gestiona eventos de carácter social, tales como bodas, bautizos, primeras comuniones, fiestas de quince años o cumpleaños.

3. METODOLOGÍA Y PLAN DE ALINEACIÓN ESTRATÉGICA

La planeación de la reserva se desarrolla a través del Plan de Alineación Estratégica mediante reuniones de trabajo, comenzando indispensablemente con el recorrido y la visita de reconocimiento del auditorio. Su propósito es conocer a fondo el evento, resolver dudas y clarificar los acuerdos necesarios antes de la fecha de ejecución, aplicando el principio fundamental de que DONDE EL ESPACIO DEBE RESPONDER AL EVENTO.

• Validación de alternativas: Si durante el proceso de alineación se determina que el espacio inicialmente cotizado no cumple con las necesidades técnicas o logísticas del evento, Coleventos dispondrá de un plazo de dos (2) días hábiles para gestionar y presentar una alternativa viable de su red de espacios que cumpla con el estándar de que DONDE EL ESPACIO DEBE RESPONDER AL EVENTO.
• Alcance de la planeación: La planeación realizada por Coleventos tiene como única finalidad definir la adecuación del espacio físico frente a los requerimientos del evento. La producción, logística, montaje, ejecución y desmontaje del evento son de absoluta y exclusiva responsabilidad del cliente u organizador.

4. MARCO NORMATIVO, CAPACIDAD OPERATIVA Y AFORO TÉCNICO

La realización de cualquier evento está estrictamente subordinada al cumplimiento riguroso de las regulaciones técnicas, estructurales, comerciales y legales locales y nacionales vigentes en Colombia, las cuales son de obligatorio cumplimiento tanto para el auditorio como para el cliente.

• Límite de Aforo de Personas: Todo evento debe desarrollarse estrictamente bajo la capacidad máxima de aforo instalada y legalmente permitida del recinto contratado. Si el cliente o sus asistentes sobrepasan dicho aforo, el evento no se podrá realizar o será suspendido de forma inmediata, sin derecho a reembolso, compensación ni indemnización alguna.
• Capacidad y Requerimientos Técnicos: Fiel a nuestra filosofía de que DONDE EL ESPACIO DEBE RESPONDER AL EVENTO, el recinto seleccionado debe cumplir a cabalidad con los requerimientos técnicos, eléctricos, estructurales y operativos que la realización del evento exija. El cliente no podrá solicitar, forzar ni exceder la capacidad técnica instalada del auditorio (tales como límites de carga eléctrica, rigging, sistemas de sonido o especificaciones de pantallas).
• Prohibición de adaptaciones forzosas: No se buscará adaptar, sobrecargar ni negociar un espacio que no responda a los requerimientos técnicos y legales del evento con el propósito de recortar costos o gastos, garantizando siempre bajo el principio de que DONDE EL ESPACIO DEBE RESPONDER AL EVENTO que ambas partes se alineen de forma óptima.
• Control de conducta: Cualquier asistente que incurra en mal comportamiento deberá ser retirado inmediatamente del auditorio por parte del organizador; si dicho mal comportamiento pasa a ser de carácter masivo, el evento se cancelará de pleno derecho de forma inmediata.

5. PROVEEDORES, TERCEROS Y PERSONAL DE PLANTA

• Responsabilidad sobre terceros: Cualquier servicio, suministro, equipo, artista o personal provisto por terceros contratados directamente por el cliente para el desarrollo de sus actividades será de su entera y exclusiva responsabilidad. El cliente asumirá de manera independiente todas las cargas económicas, civiles, laborales, comerciales y patrimoniales que de allí se deriven, liberando de forma absoluta al auditorio y a Coleventos.
• Personal del auditorio: El recinto dispondrá de su propio personal de planta para la operación exclusiva de las instalaciones fijas y equipos que se encuentren bajo su custodia y responsabilidad. Dicho personal actúa bajo la dirección y dependencia del auditorio. No está permitido que personal ajeno al recinto (incluyendo al cliente o sus proveedores) manipule directamente los equipos estructurales o técnicos del auditorio, labor que corresponde únicamente al personal calificado del recinto.

6. LICENCIAS, PÓLIZAS Y COBERTURA DE RIESGOS

El auditorio o recinto respectivo es el único responsable de mantener vigentes las licencias, permisos, derechos de autor colectivos (SAYCO-ACINPRO u otros aplicables) y autorizaciones exigidas por la normatividad colombiana para su funcionamiento.

Asimismo, el auditorio debe mantener vigentes las pólizas de seguro necesarias, incluyendo la de Responsabilidad Civil Extracontractual, las cuales deben cubrir de manera integral a todos los asistentes, invitados y participantes durante su permanencia en el recinto, amparando cualquier riesgo, eventualidad, siniestro o daños derivados de la presencia de animales o mascotas autorizadas. La operación del personal de planta del auditorio se encuentra cubierta por las pólizas propias del recinto.

7. RESPONSABILIDAD LOGÍSTICA DEL EVENTO

Coleventos no presta, suministra, coordina ni ejecuta servicios de logística. La contratación, planificación, coordinación y ejecución operativa del evento es responsabilidad exclusiva del organizador, quien deberá disponer de los recursos humanos, técnicos y operativos necesarios para su desarrollo.

La participación de Coleventos se limita estrictamente a la intermediación comercial y a la validación de las condiciones del espacio bajo el principio de que DONDE EL ESPACIO DEBE RESPONDER AL EVENTO, sin asumir funciones de producción, logística, seguridad, control de accesos, montaje, manejo de proveedores o gestión de invitados.

8. SERVICIOS MÉDICOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

Coleventos no presta, suministra ni contrata servicios médicos, de primeros auxilios, atención prehospitalaria o de emergencias. Cuando las características o la normatividad del evento exijan este tipo de servicios (como concentraciones masivas de personas), será responsabilidad exclusiva del organizador contratar proveedores idóneos debidamente certificados y garantizar su disponibilidad durante toda la realización del evento.

9. POLÍTICA DE PAGOS Y ANTICIPOS

El valor total del servicio de reserva y gestión se divide estrictamente en dos pagos:

1. Primer abono (50%): Debe realizarse obligatoriamente dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes al momento en que se establece el contacto formal para confirmar la reserva de la fecha. Si este pago no se efectúa en el plazo indicado, la reserva quedará liberada de forma automática, sin generar ningún tipo de obligación ni reserva de fecha para Coleventos.
2. Segundo pago (Saldo del 50% restante): Debe estar cancelado en su totalidad a más tardar el día hábil anterior a la fecha de ejecución del evento (o según las condiciones específicas acordadas por escrito en la orden de servicio).

10. INCUMPLIMIENTO DE PAGOS, CANCELACIÓN Y PENALIDADES

Si el pago del 50% restante del saldo no se efectúa en el plazo establecido en la cláusula novena, el evento se entenderá cancelado de pleno derecho por incumplimiento imputable al cliente y este no se llevará a cabo bajo ninguna circunstancia.

En caso de cancelación derivada de la falta de pago del saldo final, Coleventos procederá a la devolución del primer abono realizado, descontando una penalidad administrativa y operativa equivalente al veinte por ciento (20%) calculado exclusivamente sobre el valor total del anticipo abonado, entregando el saldo remanente al cliente dentro de los treinta (30) días calendario siguientes.

11. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO

Ante situaciones debidamente comprobadas y sobrevenidas de fuerza mayor o caso fortuito (tales como desastres naturales, normativas gubernamentales restrictivas de carácter obligatorio o alteraciones graves del orden público que impidan materialmente el acceso o la realización del evento), las partes definirán de común acuerdo su reprogramación. Para ello, se evaluarán previamente los costos operativos, administrativos y técnicos que ya hubiesen sido ejecutados a la fecha de la suspensión.

Si transcurridos treinta (30) días calendario desde la ocurrencia del hecho de fuerza mayor las partes no logran un acuerdo de reprogramación, Coleventos procederá a la devolución de los valores pagados por el cliente, descontando únicamente los costos operativos, administrativos y técnicos efectivamente ejecutados y soportados hasta la fecha de la suspensión.

12. RESPONSABILIDAD SOBRE DAÑOS A LA INFRAESTRUCTURA

El cliente u organizador asume la responsabilidad civil y patrimonial directa por cualquier daño, deterioro, pérdida, sustracción o uso indebido del mobiliario, pantallas LED, equipos técnicos, acabados o instalaciones del auditorio causado por su personal, artistas, proveedores externos o asistentes, abarcando las etapas de montaje, desarrollo del evento y desmontaje.

Cualquier costo derivado de reparaciones, reposiciones o compensaciones exigidas por el auditorio será trasladado en su integridad al cliente u organizador, quien deberá asumirlo y pagarlo directamente, sin perjuicio de las acciones legales que el auditorio o Coleventos puedan ejercer.

13. PROPIEDAD INTELECTUAL Y RESTRICCIÓN DE CONTENIDOS

Todo lo que el cliente transmita, grabe, reproduzca, emita o publique durante el uso de las instalaciones, auditorios y espacios de creación de contenido y podcast será de su absoluta y exclusiva responsabilidad, liberando de manera total a Coleventos y al auditorio de cualquier reclamación, demanda o acción legal por derechos de autor o propiedad intelectual de terceros.

• Contenidos prohibidos: No está permitida la producción, grabación, emisión o transmisión de material pornográfico, explícito, obsceno, violento, discriminatorio o de contenido ilegal en cualquiera de las instalaciones provistas por la red de Coleventos. Su incumplimiento facultará la suspensión inmediata de la actividad sin derecho a reembolso, y obligará al cliente a asumir e indemnizar la totalidad de los perjuicios causados a la marca Coleventos y al recinto.
• Verificación previa: Para el uso de los espacios de creación de contenido y podcasts, Coleventos se reserva el derecho de solicitar información previa sobre la naturaleza del contenido a producir y de suspender o negar el acceso a las instalaciones cuando exista un indicio razonable de que se incumplirá esta cláusula, sin que ello genere derecho a indemnización o reembolso a favor del cliente.

14. EXCLUSIVIDAD COMERCIAL Y PROHIBICIÓN DE DESVÍO DE NEGOCIACIÓN

Toda visita, recorrido, inspección presencial o presentación de propuestas de auditorios y espacios gestionados a través de Coleventos deberá ser coordinada, agendada y realizada exclusivamente bajo la dirección comercial de la plataforma.

• Reconocimiento del servicio y prohibición de evasión: Coleventos provee un servicio de gestión y validación estratégica que merece ser respetado. Por consiguiente, cuando un cliente haya sido presentado, gestionado, cotizado o puesto en contacto con un auditorio a través de la intermediación de la plataforma, no está permitido pactar, contratar, reservar o negociar de forma directa con el administrador, propietario o representante del recinto para dicho evento (ni a través de empresas asociadas, socios o terceros interpuestos), eludiendo el canal oficial.
• Período de protección de la gestión: Esta restricción de contratación directa se extiende durante todo el proceso de gestión y hasta seis (6) meses posteriores a la fecha en que Coleventos le haya presentado formalmente el espacio o entregado la cotización al cliente, reconociendo el valor del trabajo técnico y comercial invertido.
• Cláusula penal por desvío: En caso de comprobarse la contratación o reserva directa eludiendo la intermediación de Coleventos dentro del período establecido, el cliente deberá pagar a Coleventos, a título de cláusula penal por incumplimiento contractual, una suma equivalente al valor total de la contraprestación o comisión comercial que le habría correspondido a Coleventos por dicha operación, sin perjuicio de las acciones legales adicionales a que haya lugar para el recaudo de los perjuicios causados.
• Esta restricción no afecta la libertad del auditorio para comercializar su espacio de manera independiente a clientes que hayan llegado de forma autónoma y por sus propios medios, sin haber sido gestionados ni presentados previamente por Coleventos.

15. CANCELACIÓN POR PARTE DEL CLIENTE

El cliente podrá solicitar la cancelación voluntaria del evento antes de la fecha pactada mediante notificación escrita. En dicho escenario, se reembolsará el valor pagado hasta la fecha, descontando una penalidad administrativa equivalente al veinte por ciento (20%) calculada sobre el valor total del anticipo abonado, aplicando además las excepciones contempladas en la cláusula 11 (fuerza mayor) y la cláusula 23 (derecho de retracto, cuando aplique).

16. CANCELACIÓN POR PARTE DE COLEVENTOS

En caso de que la cancelación del servicio de gestión y enlace obedezca a un error u omisión directa imputable a la gestión de Coleventos, se reembolsará al cliente la totalidad de los valores pagados hasta la fecha de manera íntegra, sin aplicar penalidad ni retención alguna.

17. CANCELACIÓN POR PARTE DEL AUDITORIO

Cuando la cancelación o indisponibilidad del recinto sea consecuencia de una circunstancia imputable al auditorio asignado (fallas estructurales, cierre del recinto, doble reserva por parte del recinto, etc.):

1. Coleventos gestionará y presentará al cliente una alternativa de recinto dentro de su red que cumpla con el principio de que DONDE EL ESPACIO DEBE RESPONDER AL EVENTO.
2. La aceptación de dicha alternativa corresponderá de forma exclusiva al cliente.
3. Si el cliente rechaza la alternativa propuesta o resulta materialmente imposible hallar un recinto adecuado de común acuerdo, Coleventos procederá a la devolución del 100% de los valores pagados por el cliente hasta la fecha, sin que se aplique penalidad alguna a ninguna de las partes.

18. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de los datos personales suministrados por el cliente en el marco de la prestación de los servicios se rige por la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Plataforma Coleventos S.A.S., la cual el cliente declara conocer, comprender y aceptar expresamente al hacer uso de los canales de la plataforma.

19. LEY APLICABLE Y RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Los presentes Términos y Condiciones se rigen e interpretan conforme a las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia, disputa o reclamación derivada de su interpretación, validez o ejecución que no pueda resolverse de manera directa entre las partes, será sometida en primera instancia a un procedimiento de conciliación ante un centro de conciliación autorizado en Colombia. De persistir el conflicto, se someterá a la jurisdicción ordinaria de los jueces competentes de la República de Colombia.

20. PARTICIPACIÓN DE MENORES DE EDAD

En caso de que en el evento contratado participen o se encuentren presentes menores de edad (tales como ceremonias de grado o eventos educativos institucionales), el cliente u organizador será el único responsable de contar con las autorizaciones debidas de padres o representantes legales, así como de garantizar su permanente supervisión, acompañamiento y seguridad, cumpliendo estrictamente con la normatividad colombiana de protección a la infancia y la adolescencia. Coleventos y el auditorio no asumen ninguna responsabilidad por la custodia de menores de edad.

21. LÍMITE DE RESPONSABILIDAD DE COLEVENTOS

La responsabilidad patrimonial y contractual de Coleventos frente al cliente, derivada de su actividad como plataforma de intermediación, gestión comercial y coordinación, se limitará estrictamente al valor monetario efectivamente pagado por el cliente a Coleventos por el servicio de gestión contratado.

Coleventos no asume responsabilidad alguna por lucro cesante, pérdida de oportunidades comerciales, daños indirectos, consecuenciales o expectativas de ganancia del cliente derivados de la realización o no realización del evento. Esta limitación no exime a Coleventos de su responsabilidad por dolo o culpa grave debidamente comprobada, ni de las obligaciones expresas de devolución de dineros establecidas en este documento.

22. MODIFICACIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES

Coleventos se reserva el derecho de modificar estos Términos y Condiciones en cualquier momento. Las modificaciones se publicarán a través de los canales oficiales de la plataforma y regirán exclusivamente para los eventos contratados con posterioridad a su publicación. Los eventos ya confirmados y con anticipo pagado se regirán por las condiciones vigentes al momento de su confirmación inicial.

23. DERECHO DE RETRACTO

Когда (When) el cliente contrate los servicios de Coleventos en calidad de consumidor (persona natural) y dicha contratación se haya efectuado mediante métodos de venta a distancia o canales electrónicos no tradicionales, tendrá derecho a retractarse del contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de la transacción, sin necesidad de justificación, conforme al artículo 47 de la Ley 1480 de 2012.

Excepciones: Este derecho no aplica cuando el cliente contrata en calidad de empresa, comerciante o persona jurídica actuando en ejercicio de su actividad económica, ni cuando la ejecución de los servicios de alineación estratégica y bloqueo de fechas haya comenzado con la aceptación previa y expresa del cliente dentro de dicho plazo.

24. VIGENCIA Y ACEPTACIÓN

Al utilizar la plataforma, interactuar en los canales comerciales, contratar un servicio o confirmar un evento mediante el pago del primer abono, el cliente u organizador declara que acepta de manera previa, expresa, libre e incondicional los presentes Términos y Condiciones. La vigencia de este acuerdo se extiende durante todo el ciclo de planeación, ejecución y finalización del evento contratado.